EDI en México

En México, el Intercambio Electrónico de Datos, o EDI (Electronic Data Interchange) por sus siglas en Inglés, es una metodología adoptada cada vez con mayor frecuencia en las estrategias comerciales de las empresas. El objetivo principal es abrir o, en su defecto, crecer los canales electrónicos de comercialización de los bienes o servicios con los socios comerciales.

La metodología de EDI permite la relación comercial entre dos o más entidades para envío y recepción de documentos electrónicos estandarizados. Estos documentos contienen información comercial como:

  • Orden de compra / Pedido
  • Aviso de entrega de mercancía / ASN
  • Inventarios
  • Planes de demanda / Forecast

entre otras transacciones comerciales básicas y necesarias para realizar negocio electrónico entre compañías.

La principal característica y fortaleza del EDI se enfoca en la estandarización o normalización de las transacciones, ya que la utilización de mensajes definidos de antemano para llevar a cabo transacciones entre socios comerciales, facilita la implementación de la metodología de EDI. Sin embargo, algunas empresas que se aventuran a la integración de EDI, utilizan o crean mensajes o transacciones personalizadas sin conocer ni adoptar las opciones estandarizadas, lo que dificulta su integración y fácil adaptación al mercado.

La clave de una integración correcta es el análisis y selección del estándar correcto para los mensajes electrónicos a utilizar. Existen un sinnúmero de estándares de EDI cuya normativa y efectividad están ampliamente soportadas por organizaciones internacionales expertas en el mundo del intercambio electrónico de datos. Dos de los estándares más utilizados a nivel mundial son:

  • X12
  • EDIFACT

En México, el Retail y el sector automotriz encabezan las automatizaciones de los procesos comerciales y utilizan EDI como aliado. Para establecer relación comercial, las empresas automotrices internacionales que operan en nuestro país solicitan a sus proveedores la integración de EDI. De 2014 a la fecha la automatización en el sector automotriz se ha manejado como opcional, sin embargo, conforme pasa el tiempo y maduran los procesos, se vuelve más necesario a tal grado de que en algunos años será mandatorio para la integración de un proveedor.

Las ventajas del sector automotriz son su madurez, la poca variación del estándar EDI que utilizan, así como sus transacciones. Por ejemplo, las transacciones más comunes entre socios comerciales de dicho sector son:

  1. Forecast
  2. Firm Order
  3. ASN
  4. Factura

Por otro lado, en el sector Retail uno de los procesos comerciales con mayor movimiento es precisamente la integración de EDI. Las cadenas comerciales que operan en México seleccionaron entre las opciones de estándar X12, EDIFACT e incluso algunos de ellos iniciaron con mensajes personalizados.

El grupo de mensajes y set transaccional también tiene un alto grado de personalización, algunos retailers cuentan con la opción de automatizar hasta 11 procesos comerciales con transacciones electrónicas mientras otros solo automatizan las operaciones comerciales básicas para realizar comercio electrónico.

Las transacciones básicas para B2B/EDI en el sector Retail son:

  • Orden de compra
  • Confirmación de recibo
  • ASN
  • CFDI (Factura Electrónica)
  • Inventarios
  • Precios

Los proveedores del canal retail se enfrentan a un reto ciertamente difícil ya que por lo general cada Retail realiza una personalización de sus mensajes, lo que obliga a contar con un experto de EDI para una correcta integración.

Otros sectores que también tienen presencia de integración EDI son:

  • Construcción
  • Electrónica
  • Salud
  • Servicios de envío / Paquetería
  • Procesos adanuales y de logística
  • Entre otros

Buró de servicios EDI (Proveedores de servicios e integraciones EDI)

Los burós de servicio EDI son empresas terceras que ofrecen servicios de integración y automatización de las transacciones electrónicas.

La integración de EDI por medio de un Buró de servicios es una opción viable para empresas que no tienen como estrategia operativa el realizar con medios propios el intercambio electrónico de datos.

El uso correcto de la implementación de EDI mediante outsourcing es una estrategia cada vez más común entre las empresas nacionales. La clave de un outsourcing bien utilizado está en el adecuado dimensionamiento de la integración.

Iniciar con integraciones que representen más valor a la compañía e ir integrando de manera gradual a los demás socios comerciales permite que el outsourcing sea una opción de integración viable y que aporte valor tanto económica como operativamente.

Canales de comunicación para transmisión de archivos electrónicos entre compañías

El proceso de comunicación y Workflow (Flujo de Trabajo) representa el 50 % en una integración de EDI. La integración se divide en 2 procesos principales:

  1. Interpretación / Mapeo de documento
    • El proceso de interpretar los mensajes electrónicos que se envían o reciben de los socios comerciales
  2. Canal de comunicación / Flujo de trabajo
    • El medio de comunicación y flujo de proceso que seguirá la información interpretada en el intercambio electrónico

El canal de comunicación

Ahora bien, con respecto al canal de comunicación lo que podemos afirmar es que juega un rol muy importante en la metodología de trabajo pues seleccionar los medios de comunicación, establecer un buen plan operativo y de soporte para comunicarse con sus socios comerciales es de vital importancia para que el EDI se pueda realizar.

Los métodos de comunicación más comunes son:

  • FTP
  • SFTP
  • FTPS
  • WS
  • OFTP
  • VAN

Las empresas deben tener en cuenta que, tanto la interpretación de un documento, así como el hecho de mantener un canal de comunicación abierto todo el tiempo, toman el mismo nivel de importancia.

Flujo de Trabajo / Workflow

Adicional a establecer un canal de comunicación tenemos el Flujo de trabajo o workflow del documento, este flujo de trabajo representa un importante proceso tecnológico en la integración de la metodología de EDI; es decir, aquí es donde se indica qué va a pasar con una transmisión dentro del proceso operativo, por ejemplo, si se desea un respaldo o una copia cierto archivo, debemos definir si la información será insertada en una base de datos; si se crea un proceso de extracción al sistema para crear el documento, así como establecer si se crea un proceso de carga de información al sistema, etcétera. Este flujo de trabajo representa la información enviada o recibida mediante el proceso operativo y esto se logra mediante la conexión de los sistemas o satélites que intervienen en el proceso.

VAN / Value Added Network (Redes de valor añadido / Redes de colaboración).

Las VAN o Redes de valor añadido son una opción interesante para las compañías cuando realizan EDI con un volumen significativo de socios comerciales. Estas redes son servicios de comunicación brindados por terceros que brindan a las empresas la capacidad de realizar canales de comunicación estables, transacciones escalables, robustas y sencillas con sus socios comerciales.

Se hace un outsourcing del servicio de comunicación al delegar a un tercero la responsabilidad de comunicar y transaccionar con los socios comerciales. El proveedor de VAN dispone de la infraestructura, sistemas, y hasta el personal para realizar las comunicaciones y transferencias de documentos. Esta opción también es muy atractiva cuando no se desea crecer la infraestructura ni el personal internos que soportan y operan los canales de comunicación de la empresa; también ayuda a estandarizar el medio de entrada y salida, esto debido a que la única comunicación entre la empresa y sus socios comerciales se da por medio de dicho proveedor, quien es el encargado de conectar a la empresa con todos los socios comerciales mediante un “buzón virtual” en el cual las empresas dejan y toman los archivos electrónicos a intercambiar.

En resumen, una VAN optimiza las conexiones y la colaboración con los socios comerciales para el intercambio de todas las transacciones B2B. Su tecnología de soporte incluye X12, EDIFACT, XML y WS. Una de las opciones de VAN más aceptadas y con respaldo a nivel mundial es Sterling B2B, la VAN de IBM.

La situación actual del EDI en México

Para 2005 la metodología comenzó a tomar relevancia y ocupar un lugar en la mesa de trabajo de las empresas mexicanas, lo que abrió nuevas opciones de operación en sus procesos. Las empresas que se encontraban en la disyuntiva de adherirse o no a la ola EDI / B2B eran aquellas que mantenían negocios con empresas internacionales, y la decisión se tomaba con base en la inversión económica a realizar, combinada, de igual forma, con el número de integraciones comerciales que se lograrían.

Este tipo de empresas, que tuvieron como visión ser la punta de lanza en la innovación tecnológica, se subieron a la ola sin pensarlo y marcaron tendencia a aquellas que no se querían quedar atrás; sin embargo, una gran cantidad de empresas no aceptaron el reto y siguieron con la operación tradicional en papel o medios electrónicos y herramientas de oficina. Las empresas pioneras en este rubro son, en suma, las que en la actualidad marcan la pauta en cuanto a estándares y medios de comunicación, además de que ya cuentan con sistemas robustos de EDI / B2B, y, no menos importante, abrieron con ello las puertas al mercado internacional.

En el tercer cuatrimestre de este 2020 la situación mundial de la pandemia ha obligado a muchas empresas a buscar nuevas alternativas a sus transacciones, y encuentran en la integración EDI / B2B un aliado muy importante, que les permite seguir con sus operaciones con la misma o incluso mayor eficiencia en sus procesos de negocio, por lo que el estándar se ha convertido en una obligación dentro de sus estrategias a corto plazo. Ahora, convencidos de las bondades y beneficios operativos de las integraciones EDI / B2B, han dado cuenta de muchas ventajas competitivas como la eliminación de interrupciones y fallas en la comunicación, una total independencia de recursos humanos pues todo el flujo se encuentra automatizado de extremo a extremo, lo que a su vez garantiza confiabilidad en la información, así como integridad de los datos.

Cabe destacar que el EDI o B2B no vienen a suplir la gestión de la relación humana en el proceso, si no todo lo contrario, el B2B está para facilitar y apoyar con tecnología el proceso comercial y operativo, con nuevos canales de comercialización y procesos comerciales más robustos y eficientes.

El reto para las empresas sigue siendo el escaso conocimiento de EDI en el mercado, la falta de guía y recursos humanos con el expertise del tópico dificulta la exploración interna para las empresas, lo que les obliga a buscar apoyo externo, pero hoy las empresas tienen más opciones de integrarlo, apoyados de empresas o burós de servicio externos que cuentan con sistemas de B2B robustos y confiables.

Las empresas tienen más opciones para decidir el “hacer vs comprar” en una integración de EDI / B2B, y sea cual sea la decisión que tomen para realizarla, se ocupan en el hecho de conocer que para el año 2025 más del el 65% del mercado estará operando asistidos con tecnologías comerciales EDI / B2B.

La última decisión que tuvieron en 2005 de subirse o no a la ola cambia de peso y ahora la pregunta decisiva es: ¿Cuándo me subo a la ola de EDI / B2B?


Fuente Propia: Tredicom
Referencias de apoyo: Set de transacciones X12 y EDIFACT | X12 vs EDIFACT | VAN Sterling